Zarządzanie dokumentacją

Prowadzenie jakiejkolwiek działalności generuje niezliczoną ilość dokumentacji. Każde przedsiębiorstwo jest zobowiązane do prawidłowego zarządzania dokumentami, co z czasem rodzi problemy związane z ich poprawnym archiwizowaniem lub też przechowywaniem. Nasza oferta umożliwia skupienie się na przepisowym opracowaniu wszystkich materiałów, co z kolei ułatwia ich dalszą obsługę pracownikom danego podmiotu.

Na czym polega archiwizacja?

Zastanawiacie się Państwo, na czym polega proces archiwizacji i z jakimi działaniami się wiąże? Nasza praca opiera się w takim przypadku na przeprowadzeniu kilku ważnych czynności. Pierwszym etapem jest zebranie wszystkich akt: osobowych, płacowych i innych, które są generowane w obsługiwanym przedsiębiorstwie. Dokonujemy ich pełnej klasyfikacji, oczywiście w oparciu o przepisy oraz wskazania Klienta. Wpływ na kwestię porządkowania akt i dokumentów ma przede wszystkim ich charakter. Niektóre z nich już po pewnym czasie tracą moc prawną i mogą zostać poddane brakowaniu. Jednak w przypadku dokumentacji pracowniczej, która może w przyszłości służyć do naliczania świadczeń emerytalnych, czas jej przechowywania wynosi dziesięć lub aż pięćdziesiąt lat! Jasne określenie kategorii, do której należy każdy pojedynczy dokument stanowi zatem podstawę prawidłowo przeprowadzonej archiwizacji.

Zarchiwizowanie dokumentów polega także na nadaniu im odpowiednich oznaczeń. W ten sposób zostaną fizycznie pogrupowane, a ich rozróżnianie stanie się dużo prostsze. W zależności od zastosowanego systemu dokumentacja, którą można zniszczyć po wskazanym w przepisach czasie lub też zachować na dłużej, będzie wyraźnie wyróżniać się na tle całego archiwum.

Dlaczego porządkowanie akt i dokumentów jest ważne?

Czy zastanawialiście się Państwo, dlaczego porządkowanie akt i dokumentów jest naprawdę ważne? Ponieważ jednolity system nadaje ład najistotniejszym elementom dokumentacji, usprawniając wymianę informacji w firmie, jak i obieg poszczególnych pism, wniosków czy decyzji. Po posegregowaniu i uporządkowaniu dokumentów według spójnej metody (to jest z zastosowaniem takich samych zasad względem każdego dokumentu) dużo prostsza staje się także obsługa przechowywania akt w przyszłości.

Raz wdrożony system porządkowania może być bez obaw stosowany w przypadku opracowywania wszystkich nowych dokumentów – czy to generowanych samodzielnie, czy też wpływających z zewnątrz.